E-mail-თან დაკავშირებული ეტიკეტის 15 წესი, რაც ყველა საქმიანმა ადამიანმა უნდა იცოდეს
ელექტრონული ფოსტის გამოყენება ყველა დასაქმებულ და საქმიან ადამიანს ყოველდღიურ რეჟიმში უწევს. დღის განმავლობაში ზოგჯერ ათობით წერილს ვგზავნით. მიუხედავად ამისა, შესაძლოა არ ვიცოდეთ ან არ ვითვალისწინებდეთ ბევრ ნიუანსს, რაც ელექტრონული ფოსტის გამოყენებისას აუცილებელია.
ზოგჯერ სიჩქარეში შესაძლოა ისე გავაგზავნოთ ელექტრონული შეტყობინება, რომ სერიოზული შეცდომა მოგვივიდეს და პრობლემები შეგვექმნას. კარიერული ზრდის სპეციალისტმა, ბარბარა პეჩტერმა e-mail-ის თანამედროვე ეტიკეტის წესები თავის წიგნში "ბიზნეს ეტიკეტის არსი" გააერთიანა. ჩვენ გთავაზობთ 15 რჩევას:
1. აუცილებლად დაასათაურეთ თქვენი წერილი, რაც იმას ნიშნავს რომ Subject line-ში ჩაწერეთ ნათელი, ინფორმაციული და მოკლე აღწერა თქვენი წერილის შესახებ, მაგალითად, "შეხვედრის დრო შეიცვალა", "კითხვები პრეზენტაციასთან დაკავშირებით".
2. შექმენით პროფესიონალური ელექტრონული ფოსტის მისამართი. თუ თქვენ წერილს აგზავნით კომპანიის სახელით, გამოიყენეთ კომპანიაში თქვენთვის შექმნილი ელექტრონული ფოსტა, თუმცა, თუ თქვენ თვითდასაქმებული ხართ ან სამსახურთან დაკავშირებული საკითხების გარკვევის მიზნით იყენებთ e-mail-ს, მაშინ ყურადღება გამოიჩინეთ სახელის შერჩევისას. აუცილებელია ელექტრონული ფოსტის მისამართი მოიცავდეს თქვენს სახელს და გვარს. თავიდან აირიდეთ არასეიროზული სახელები, მაგალითად babygirl@ ან beerlover@.
3. ორჯერ დაფიქრდით სანამ დააჭერთ ღილაკს reply all. არავის ესიამოვნება ისეთი ელექტრონული წერილის მიღება, რომელთანაც კავშირი არ აქვს. მიღებული წერილის იგნორირება კი რთულია. ამიტომაც წერილი გაუგზავნეთ მხოლოდ მათ, ვისაც ნამდვილად სჭირდება იგი.
4. აუცილებელია თქვენი ხელმოწერის ბლოკი. ელექტრონული წერილის ბოლოში აუცილებლად უნდა იყოს აღნიშნული თქვენი სამუშაო ადგილი, პოზიცია, კომპანიის სახელი, საკონტაქტო ინფორმაცია, მათ შორის ტელეფონის ნომერი. აუცილებელია თქვენ შესახებ ინფორმაციაც იგივე შრიფტით იყოს, რომელსაც წერილის ტექსტისთვის იყენებთ.
5. გამოიყენეთ მისალმების ოფიციალური ფორმები. არ გამოიყენოთ ფამილიარული მისალმებები. ასევე სასურველია, არ შეამოკლოთ ადრესატის სახელი, თუ ჰქვია თამარი, არ მიმართოთ როგორც თაკო.
6. ძალიან ყურადღებით გამოიყენეთ წერილში ძახილის ნიშნები. თუ მაინც და მაინც, გინდათ მისი გამოყენება, მაშინ ჩასვით მხოლოდ ერთი და არა რამდენიმე ძახილის ნიშანი ერთად, ვინაიდან იგი აღიქმება უხეშ ტონად.
7. ფრთხილი იყავით ასევე იუმორთან დაკავშირებითაც. იუმორმა შესაძლოა თქვენი წერილის შინაარსის არასწორი აღქმა გამოიწვიოს. თუ წერილის ადრესატს კარგად არ იცნობთ, დაივიწყეთ ხუმრობები.
8. გაითვალისწინეთ, რომ ადამიანები სხვადასხვა ქვეყნებში სხვადასხვა ენაზე საუბრობენ და სხვადასხვა კულტურა აქვთ. კულტურული განსხვავებულობის გამო, შესაძლოა, გაუგებრობის წინაშე აღმოჩნდეთ, განსაკუთრებით ისეთი სტილის გამოყენებისას, რაც ადრესატის ქვეყანაში მაინც და მაინც, მისაღები არ არის.
9. ყველა მიღებულ წერილს უპასუხეთ. ეს ძალიან რთულია, მაგრამ აუცილებელია. იმ შემთხვევაშიც, როდესაც იცით რომ წერილი თქვენთან არასწორად გამოგზავნეს. წერილზე პასუხის გაცემა კარგ ეტიკეტზე მეტყველებს.
10. არ დაუშვათ კორექტურები ელექტრონულ წერილებში. თქვენი შეცდომა შეუმჩნეველი არ დარჩება ადრესატს. რამდენჯერმე გადაიკითხეთ გასაგზავნი წერილი და მხოლოდ ამის შემდეგ გაგზავნეთ იგი.
11. ადრესატის ელექტრონული ფოსტის მისამართი მას შემდეგ ჩაწერეთ შესაბამის ველში, რაც ყველაფერი მზად გექნებათ გასაგზავნად, ვინაიდან არსებობს ალბათობა იმისა, რომ მანამდე შემთხვევით დაგეჭიროთ გაგზავნის ღილაკისთვის.
12. ორჯერ შეამოწმეთ ვისი ელექტრონული ფოსტის მისამართზე გზავნით წერილს. ხშირია შემთხვევა, როდესაც სიჩქარეში სხვასთან ეგზავნებათ წერილი, რაც ზოგჯერ არასასიამოვნოცაა.
13. არ გამოიყენოთ არასერიოზული ფონტები. გამოიყენეთ სტანდარტული შრიფტის ფერი, ზომა და ფონტი.
14. არ მიწეროთ სხვას ისეთი რამ, რაც არ გინდათ რომ მესამე პირმა ნახოს. ვინაიდან ელექტრონული წერილის "დაფორვარდება" სხვა მისამართზე მარტივია.
15. თავიდან აირიდეთ ნეგატიური სიტყვების გამოყენება წერილში და ეცადეთ ხშირად გამოიყენოთ "გთხოვთ", "თუ შესაძლებელია", "მადლობა".
წყარო: